Online időpontfoglalás a WordPress oldaladon
Ha ügyfeleid bejelentkezéses alapon érkeznek hozzád, vagy ha a közeljövőben tervezel ilyen jellegű szolgáltatást indítani, akkor az időpontfoglalás automatizálása nem csak időt spórolhat meg neked, hanem kényelmessé és professzinálissá teheti a folyamataidat az ügyfeleid számára. Bármikor (akár éjszaka vagy hétvégén is) gyorsan és gördülékenyen foglalhatnak időpontot, nem kell várniuk a telefonos elérhetőségre.
Mit takar az online időpontfoglalás?
A modern időpontfoglaló rendszerek általában egy egyszerű, néhány lépcsős folyamaton vezetik végig a látogatót. Természetesen mindez dizájnos, felhasználóbarát felületen történik.
Válaszd ki a szolgáltatást!
Több szolgáltatást is beállíthatsz. Akár egy vevőcsalogató ingyenes online konzultációt is feljánlhatsz.
opcionális
→
↓
Válaszd ki a helyszínt!
Lehet online vagy offline, és megadhatsz többféle helyszínt. Akár több munkatársból is válaszhat a felhasználó.
opcionális
→
↓
Válassz időpontot!
A látogató általában egy naptárban tudja kiválasztani a számára alkalmas napot, időpontot.
→
↓
Add meg az adataidat!
Itt kérjük be az érdeklődő nevét, elérhetőségeit, vagy bármilyen további tetszőleges adatot.
Miután a felhasználó a folyamat végén rákatint az Elküld gombra, a következő történik:
- Tájékoztatjuk őt a művelet sikerességéről, és arról hogy mire számíthat ezután;
- Javasolhatunk neki további tartalmakat (pl. blog cikkeket) – opcionális;
- A rendszer elmenti az adatokat, és küld egy értesítőt (pl. e-mail, sms) a részedre;
- Az időpont bekerül a Google naptáradba – opcionális;
Kinek ajánlott?
Néhány példa, amikor praktikus lehet az online időpontfoglaló használata:
- Edzőtermek és fitnesz stúdiók
az ügyfelek bejelentkezhetnek a foglalkozásokra, pl. jóga órára, pilatesre, személyi edzőhöz; - Szépségszalonok
a vendégek foglalhatnak időpontot különböző szolgáltatásokra, mint például hajvágás, manikűr, kozmetikai kezelések; - Mentálhigiéniás szakemberek
a kliens kérhet időpontot, pl coach-tól, pszichológustól, terapeutától; - Orvosi rendelők
a páciens bejelentkezhet kezelésre, pl. fogorvosi rendelőbe, magánkórházba, gyógytornászhoz; - Szakértők és tanácsadók
az ügyfél bejelentkezhet konzultációra, pl. marketing szakemberhez, ügyvédhez, könyvelőhöz; - Oktatók
praktikus pl. nyelvtanárok, magántanárok részére - Egyéb szolgáltatások
pl. autószervízek, fotósok, stb.
Ha úgy látod, hogy egy ilyen rendszer időt spórolhatna neked azáltal, hogy kiiktatja az időpont foglalással járó telefonálgatást, emailezést, naptárba írogatást, akkor érdememes belevágni.
… és kinek nem ajánlott?
Ha nehezen tudsz konkrét idősávokat meghatározni a foglaláshoz, vagy ha mindenképp egyeztetned kell az ügyféllel a szolgáltatással kapcsolatban, akkor valószínűleg felesleges időpontfoglaló rendszerrel bonyolítani az életet. Ilyen esetben elég a weboldalra kiírni az elérhetőségeidet, vagy beilleszteni egy „Visszahívást kérek” űrlapot, és a többit telefonon lerendezni.
Automatizáció és marketing
Ha érdekelnek az automatizált folyamatok, szeretnéd leredukálni az ismétlődő feladatokat és megkönnyíteni az adminisztrációt, akkor ezt a törekvésedet jól tudja erősítani az időpontfoglaló rendszer, amely akár más szoftverekkel (pl. CRM rendszerek, Google eszközök) is összeköthető.
Az időpontfoglaló akkor is a hasznodra válhat, ha szerenél komolyabb értékesítési tölcsér(eke)t létrehozni, ennek részét képezné például egy ingyenes konzultáció.
Milyen funkciói vannak egy időpontfoglaló rendszernek?
Ezen a ponton érdemes elővenned egy jegyzetfüzetet, és jelölgetned: melyek azok a funkciók, amelyekhez mindenképp ragaszkodsz, és melyek a „jó-ha-van” típusúak? Melyek azok, amelyek nélkül simán el tudsz indulni, de később valószínűleg kelleni fognak?
- több szolgáltatás, helyszín, munkatárs felvitele;
- időtartam és köztes idők beállítása;
- ügyfelek nyilvántartása;
- felhasználókezelés (pl. alkalmazottak részére);
- testreszabható értesítések (e-mail, sms);
- testreszabható dizájn;
- munkanapok, ünnepnapok, munkarend beállítása;
- online fizetés (WooCommerce integráció);
- Google, Outlook naptár szinkronizálása;
- automatikus emlékeztetők;
- többnyelvűség;
- várólisták kezelése;
- lefoglalt időpontok módosítása vagy lemondása;
- kuponok és akciók;
- események létrehozása;
- Zoom, Meet integráció;
- MailChimp (hírlevélkezelő rendszer) integráció;
- egyéb integrációk, pl. összekötés CRM rendszerrel, Notion-nel;
- adatok exportálása;
- statisztikák, jelentések készítése;
- AI támogatás;
Egy jó időpontfoglaló rendszer természetesen reszponzív, és felhasználóbarát adminisztrációs felülettel rendelkezik.
Milyen időpontfoglaló rendszert válasszak?
A jó hír, hogy számos megoldás közül választhatsz. A rossz hír ugyanez: nagyon sok lehetőség közül választhatsz. 🙂 Íme néhány szempont, amelyek mentén mérlegelhetsz:
- Mennyit ér meg neked, hogy automatizáld a folyamatot?
A képlet a szokásos: az egyik oldalon a rá szánt pénz szerepel, a mások oldalon az időd. Vannak ingyenes megoldások, csökkentett funkcionalitással, és vannak profi megoldások, különböző havi díjakért. - Mennyire fontos számodra, hogy egységes, professzionális hatást kelts?
Rábízhatod a feladatot egy külső szolgáltatásra, amelyre átnavigálód a látogatódat, vagy beépítheted az időpontfoglalót a saját weboldaladba.
Nézzük meg egy kicsit közelebbről az opciókat!
Ingyenes vagy fizetős megoldást válassz?
Az ingyenes verzióban általában egy egyszerűbb, korlátozottan testreszabható időpontfoglalót kapsz: a látogató kiválaszthatja az időpontot, megadhat néhány alapvető adatot, és a rendszer egy e-mailben értesít téged a foglalásról. A szolgáltató logója meg fog jelenni a foglalási felületen és az értesítésekben is. Ehhez képest a fizetős verzió sokkal szofisztikáltabb: külsőleg teljesen a saját arculatodra szabhatod a megjelenítést, többféle adatot kérhetsz be, és különböző integrációkat valósíthatsz meg. Erről lejjebb írok bővebben.
Természetesen megteheted azt is, hogy induláskor egy szerényebb, ingyenes verzióval indulsz, és később – amikor drágább lesz az időd – fektetsz be egy professzionálisabb megoldásba.
Az ingyenes verzió korlátozhatja a foglalások és az ügyfelek számát.
Külső szolgáltatást, vagy beépített bővítményt használj?
Rengeteg olyan szolgáltató van, amely kifejezetten időpont foglalásra specializálódott. Beregisztrálhatsz egy külső szolgáltatóhoz, vagy használhatsz beépített bővítményt is.
Külső szolgáltatás
- a szolgáltatás igénybevételéhez regisztrálnod kell az adott szolgáltatónál, és ott tudod elvégezni a beállításokat és a foglalások kezelését;
- ha a látogatód időpontot szeretne foglalni, akkor vagy átnavigál a szolgáltató oldalára, vagy beintegráljuk a szolgáltatást a saját weboldalba;
Ilyen szolgáltató pl. a Reservio, a Minup, a Booked4us, a Calendly, vagy az Online foglalás.
Beépített bővítmény
- az időpontfoglaló rendszer szerves része a weboldaladnak, így a foglalások kezelését a saját weboldalad adminisztrációs felületén végzed;
- a látogató a te weboldaladon keresztül intézi a foglalást, nem irányítjuk át külső szolgáltatóhoz; az esetleges online fizetés is a saját weboldalon történik;
Ilyen bővítmény pl. az Amelia, a WP Booking System, az Easy Appointments, vagy a WooCommerce Bookings.
Egy coach ügyfelem esetében és a saját weboldalamnál is az Amelia időpontfoglaló rendszert használtam:
Gyakori kérdések (GYIK)
Azt kell mérlegelned, hogy egy ilyen rendszer használata időt spórol-e számodra, vagy épp ellenkezőleg. Ha kiszámítható időrendben dolgozol, és sok ügyfél érkezik hozzád, akkor valószínűleg jól jön majd, hogy a rendszer lebonyolítja helyetted az adminisztrációt, és kényelmesebbé teszi a számodra is és az ügyfeleid számára is a bejelentkezést.
Ha nehezen tudsz konkrét idősávokat meghatározni a foglaláshoz, vagy ha mindenképp egyeztetned kell az ügyféllel a szolgáltatással kapcsolatban, akkor felesleges ezzel bonyolítani az életet. Ilyen esetben elég a weboldalra kiírni az elérhetőségeidet, vagy beilleszteni egy „Visszahívást kérek” űrlapot, és a többit telefonon lerendezni.
Először gondold át, hogy milyen funkciókra van szükséged! Elég annyi, hogy az ügyfél kiválasztja az időpontot és megadja az adatait? Vagy szeretnél több helyszínt / munkatársat / nyelvet beállítani, és szinkronizáltatni a Google naptáraddal? Írd össze, hogy számodra mely funkciók fontosak, és ennek mentén hasonlítsd össze a különböző rendszereket!
Attól függ, hogy mennyire értékes számodra az az idő, amit a PRO funkciók megspórolhatnak. Ha nagyon sok ügyfél jön hozzád, akkor valószínűleg megéri minél jobban automatizálni a folyamatot, hogy több időd jusson a tényleges munkára, és ne az adminisztrációval menjen el az idő.
Személyre szabott segítséget szeretnél?
Ha szívesen egyeztetnél egy webfejlesztővel a WordPress weboldalba építhető időponfoglaló redszerrel kapcsolatban, akkor tedd stílusosan, és használd az időpontfoglaló rendszeremet! 🙂
